Kế hoạch liên tục kinh doanh (Business Continuity Plan) là gì ?

Kế hoạch liên tục kinh doanh (Business Continuity Plan) là một bản kế hoạch hậu cần thực tiễn được xây dựng, triển khai nhằm giúp các doanh nghiệp có thể phục hồi hoạt động sau khi bị gián đoạn một phần hoặc toàn bộ hoạt động sau khi một tai họa bất ngờ ập đến.

Vì sao cần phải có một bản kế hoạch liên tục kinh doanh BCP ?

Vì trong môi trường kinh doanh hiện nay, các doanh nghiệp phải thường trực đối mặt với rất nhiều rủi ro xảy đến do thiên tai, sự cố mà thiên nhiên hay con người gây ra, từ những sự cố mất điện, hỏng máy nhỏ nhặt đến các tai biến lớn hơn như hỏa hoạn và tới những thảm họa động đất hoặc khủng bố kinh hoàng kiểu vụ 11/09, tất cả biến cố mọi cấp độ như vậy đều khiến cho doanh nghiệp phải chịu nhiều thiệt hại về kinh tế, hình ảnh, uy tín cũng như nguy cơ mắc vào các tranh chấp kiện tụng pháp luật, từ đó ảnh hưởng đến sự sống còn của doanh nghiệp. Theo một nghiên cứu của Contingency Planning Research, khi được hỏi "Công ty của quý vị sẽ có nguy cơ sụp đổ nếu phải ngừng làm việc trong bao lâu ?", 70% công ty đã trả lời là "trong 72h" và có 4% nói rằng công ty họ sẽ biến mất nếu không thể phục hồi các hoạt động ngay trong giờ đầu tiên. Cũng trong khảo sát đó, 15% doanh nghiệp cho biết mỗi giờ không hoạt động họ sẽ thiệt hại khoảng 50.000 – 100.000 USD và 4% nói rằng con số này có thể lên đến trên 5.000.000 USD.

Bài học từ vụ khủng bố ngày 11/09 cho thấy, đối với những thảm họa mà tác động của nó vô cùng kinh hoàng trong khi xác suất xảy ra là vô cùng nhỏ bé, việc hoạch định sẵn một kế hoạch ứng phó vẫn là hữu ích. Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn có thể tồn tại sau thảm họa trên dù phải chịu tác động cực lớn từ nó.

Với những lí do như vậy, việc xây dựng một kế hoạch liên tục kinh doanh (Business continuity plan) là nhu cầu then chốt trong hoạt động của các doanh nghiệp. Nếu được xây dựng hiệu quả, bản kế hoạch này sẽ giúp các công ty có thể :
- Hạn chế được tối đa các hậu quả mà tai họa mang đến cho công ty cũng như cho khách hàng.
- Khả năng trở lại hoạt động trong thời gian sớm nhất có thể
- Trấn an và đáp ứng được yêu cầu về thông tin của khách hàng cũng như các đối tác.

Trong quá trình xây dựng một bản kế hoạch BCP, một trong những bước quan trọng nhất đó chính là giai đoạn "phân tích và đánh giá rủi ro". Trong giai đoạn này, từ việc đánh giá, xem xét tất cả tài sản quan trọng và các quy trình then chốt của doanh nghiệp mình, nhà quản trị phải xác định được những nguy cơ, tai họa có thể xảy đến với doanh nghiệp cũng như mức độ hậu quả mà nó mang đến. Sau đó, họ có thể hoạch định trước một số kịch bản thảm họa chính sẽ xảy ra và có kế hoạch ứng phó. Phải lưu ý một điều rằng, khi đề ra các giải pháp ứng phó như vậy phải tính đến vấn đề chi phí để thực hiện chúng, như vậy mới xác định được rõ quy mô của kế hoạch phù hợp với nhu cầu cũng như nguồn lực của công ty. Kế hoạch sau khi được xây dựng hoàn chỉnh thì phải được phổ biến, tuyên truyền cho toàn thể nhân viên để nâng cao nhận thức cảnh giác, và quan trọng là cần thường xuyên thực hiện việc bảo trì, tiến hành diễn tập, test kiểm tra khả năng hoạt động của những giải pháp dự phòng đó. Cuối cùng là đánh giá, kiểm soát định kì nhằm phát hiện thêm những rủi ro mới để chỉnh sửa, cập nhật bản kế hoạch BCP của doanh nghiệp mình.

Hình : Vòng tròn xây dựng và triển khai kế hoạch BCP

Một số nội dung quan trọng trong một bản kế hoạch BCP (nó bao gồm những bản kế hoạch chi tiết)

+ Kế hoạch ngăn ngừa tai họa : nội dung bao gồm những việc làm, giải pháp cần thiết để giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa khả năng xảy ra cũng như tác động mà tai nạn hay thảm họa mang đến.
Ví dụ : Ban hành các nội quy cấm mang chất cháy nổ vào nhà xưởng, thường xuyên kiểm tra các công cụ chữa cháy, hợp đồng thuê sẵn các site dự phòng cho doanh nghiệp, các kế hoạch và giải pháp lưu trữ back-up dữ liệu một cách an toàn (RAID, Mirror, Redundance…)

+ Kế hoạch ứng phó khi diễn ra thảm họa : bao gồm các công việc cần làm ngay khi thảm họa diễn ra.
Ví dụ
- Triệu tập Hội đồng ứng phó thảm họa (hội đồng này cần được xây dựng bao gồm những nhân vật quan trọng của công ty như Tổng giám đốc, Giám đốc kĩ thuật, giám đốc tin học, Trưởng phòng nhân sự, trưởng ban truyền thông …)
- Đánh giá mức độ của thảm họa, từ đó quyết định triển khai hay không các kế hoạch ứng phó
- Kế hoạch thông báo kịp thời với khách hàng, các đối tác, chính quyền, báo chí…
Trong giai đoạn này, những công việc cần được làm khẩn cấp, nếu được thực hiện tốt, hậu quả của tai họa có thể được giảm bớt.

Kế hoạch hoạt động tạm thời : là bản kế hoạch mô tả việc phục hồi hoạt động của các quy trình thiết yếu doanh nghiệp trong thời gian sớm nhất, mặc dù nhiều thiệt hại vẫn còn chưa được khắc phục. Để xây dựng kế hoạch này, cần thực hiện một bản mô tả những điều kiện tối thiểu mà các bộ phận thiết yếu có thể làm việc được. Trong bản mô tả này có một số thông tin sau :
- Số nhân viên, thiết bị tối thiểu của bộ phận để có thể hoạt động. Ví dụ : Phòng nhân sự bình thường hoạt động với 5 nhân viên, nhưng trong điều kiện tối thiểu thì có thể làm việc với 3 nhân viên.
- Thời gian ngưng hoạt động tối đa của bộ phận : nếu quá thời gian này mà bộ phận đó không được phục hồi thì sẽ phải chịu một thiệt hại nặng khó chấp nhận. Ví dụ: Quy trình sản xuất chỉ được ngưng tối đa 3 ngày.
- Thời gian hoạt động tạm thời tối đa (sau thời gian này bộ phận đó cần phải được trở lại hoạt động bình thường)

Kế hoạch trở lại hoạt động bình thường : bản kế hoạch này mô tả việc phục hồi toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp trở lại như thời điểm trước khi xảy ra thảm họa. Trong quá trình này, mọi thiệt hại do thảm họa mang đến đều được khắc phục, sửa chữa, phục hồi hoặc thay mới tùy vào mức độ thiệt hại.

BCP Manager :
Là người chịu trách nhiệm chính trong việc quản lý các kế hoạch BCP trong doanh nghiệp. Những nhiệm vụ cụ thể của chức danh này gồm :
- Quản lý đội ngũ và quá trình xây dựng kế hoạch BCP phù hợp cho công ty
- Đảm bảo các kế hoạch BCP hoạt động hiệu quả, tổ chức bảo trì, diễn tập
- Tổ chức và tham gia các hoạt động thẩm định định kì, kiểm tra và cập nhật bản kế hoạch.

Một số ví dụ về rủi ro hay gặp và các phương án khắc phục đề ra :

- Một phần hay toàn bộ thiết bị, cơ sở, bị phá hủy do cháy, nổ, khủng bố, động đất
=> Sắp xếp sẵn các site dự phòng, lưu trữ các tài liệu quan trọng bên ngoài, thường xuyên cảnh giác nhân viên trong nội bộ về các nguy cơ, mua bảo hiểm …
- Sự gián đoạn đột ngột của một nhà cung cấp nguyên liệu hay dịch vụ thiết yếu
=> Xây dựng chính sách đa dạng hóa các nhà cung cấp, thường xuyên theo dõi kiểm tra năng lực của nhà cung cấp, các phương án thay thế…
- Một nhân vật chủ chốt của công ty biến mất hay đột ngột mất khả năng chỉ đạo
=> Xây dựng các chính sách phân bổ quyền hạn dự phòng, hồ sơ hóa các công việc chủ chốt,…
- Giao thông trong đô thị bị tắc nghẽn, kẹt xe…
=> Chính sách làm việc, quản lý từ xa…
- Nhân viên bị dịch bệnh, ngộ độc thực phẩm trong căn tin…
=> thường xuyên kiểm tra vệ sinh căn tin, xây dựng bộ phận y tế, kế hoạch tuyển dụng nhân viên tạm thời…